Fecha: 15/02/2018 Categoría: Sistemas Operativos
Gestión documental para asaltar la transformación digital
Es curioso que cuando se habla de transformación digital, casi nunca aparece la gestión documental como uno de los pilares sobre los que se debe sustentar. Y eso, que las empresas, sobre todo aquellas pequeñas y medianas, no gestionan de forma eficiente sus procesos documentales: documentos que están duplicados y triplicados, excesivo consumo de papel que luego no se utiliza, desorden organizativo,… Puede añadir unos cuantos más, porque seguro que en su empresa sufre alguno de estos males a diario. Gestionar los documentos que se encuentran en una organización de forma óptima es algo cada vez más necesario, aunque sólo sea porque cada vez generamos una mayor cantidad de datos. Una buena gestión documental garantiza importantes ahorros económicos y lo que quizá es más importante, permite no perder tiempo en buscar la información adecuada. El dato es cada vez más importante y ese dato se encuentra principalmente en los documentos, en un 90% de las ocasiones. Encontrar los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de los mismos es algo cada vez más vital para el correcto funcionamiento de una empresa. Y sin embargo, las empresas, bien por desidia, porque es muy difícil cambiar las formas de trabajar, por costes o porque simplemente lo ven innecesario, no acaban de apostar por la gestión documental.
El mercado se encuentra en pleno proceso de transformación digital. Vemos a las grandes empresas completamente inmersas ya en este proceso y a la mediana empresa también invirtiendo en ello. Se estima que para 2020 el 40% de las empresas que actualmente lideran el mercado serán suplantadas por empresas líderes digitales, ya que éstas últimas son hasta un 50% más rentable que las empresas que aún no han afrontado el cambio de la era digital.
Las herramientas de digitalización y gestión de documentos se están posicionando como una solución clave para mejorar exponencialmente los resultados de las empresas, ya que está demostrado que ayudan a ahorrar tiempo y dinero, haciendo accesible no solo a las grandes organizaciones, sino también a las pymes, soluciones integradas para impulsar la productividad en menos tiempo.
Muchas Empresas todavía no dan el paso hacia la transformación Digital
Las ventajas de una correcta gestión documental están claras. Sin embargo, sólo un tercio de las pymes europeas está preparándose para el mundo digital. El hecho de que sean tan pocas las empresas que se encuentra en esa labor de transformación digital y por tanto, que tampoco apuesten de forma clara por una correcta implantación de soluciones de gestión documental se traduce en una oportunidad de crecimiento en un mercado que sufre la presión de aumentar la eficiencia y optimizar sus recursos.
Son precisamente las pymes las que más tienen que apostar por esta transformación ya que en este mercado hay que hablar de dos realidades: mientras las grandes cuentas llevan años introduciendo mejoras en sus procesos documentales, las pequeñas, no. Las grandes compañías ya están muy familiarizadas con este tipo de soluciones, por lo que debemos centrar nuestros esfuerzos en hacer llegar este mensaje a las pequeñas y medianas empresas, que necesitan invertir en mejorar sus procesos y aplicaciones para la gestión de los activos más críticos: sus documentos.
La gestión documental debería ser uno de los pilares en los que se debería apoyar la transformación digital. La gestión documental es un factor clave a la hora de afronta una estrategia de transformación digital, ya que permite romper los silos de información que residen en las aplicaciones heredadas, proveyendo de una fuente única de la verdad para los documentos de la empresa que, integrada en las aplicaciones de negocio, es el motor de una buena y eficiente transformación digital.
Por otro lado, la innovación tecnológica va a generar mayor eficiencia y productividad, gracias en gran parte a la automatización de los procesos. Se trata de un factor esencial dentro de la transformación digital, y un paso más allá, en el escenario de la Cuarta Revolución Industrial, que va a dar lugar a un sustancial cambio en los modelos de negocio y en los mercados de trabajo. En el día a día de las empresas, tendrá efecto fundamentalmente en sus relaciones con clientes y proveedores, y en general en la gestión de su ciclo de venta y de la cadena de suministro.