Fecha: 04/12/2017 Categoría: Sistemas Operativos
Gestión documental en la nube: imperativo legal para pymes y autónomos
En qué consiste la gestión documental
El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.
Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.
“Los sistemas Cloud de gestión documental destacan por la eficiente gestión y control de la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos empresariales.”
La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.
Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación
¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?
1. Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
2. Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica.
3. Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
4. Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.
Las bondades de la gestión documental en tu negocio
Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.
Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.
Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.
Hoy en día, casi todas las empresas con independencia de su tamaño o actividad, trabajan con una gran cantidad de documentación (contratos, documentos administrativos, facturas de proveedores, órdenes de compra – pedidos, albaranes, expedientes, etc.).
Conscientes de ello, desde Breogán Sistemas ponemos a su disposición nuestra división especializada en outsourcing documental y servicios BPO (Business Process Outsourcing), que tiene como objetivo proporcionar a empresas, instituciones y Administraciones Públicas un modelo que, sustentado en la Gestión Electrónica de Documentos, proporcione soluciones reales en el archivo, custodia, tratamiento y gestión de la documentación.
¿Qué Servicios te ofrecemos?
A. Digitalización masiva
· Digitalización papel cualquier tamaño y formato.
· Libros, Planos, Documentación histórica, Microfilm, Fotografías etc.
· Digitalización Certificada.
B. Servicios post-proceso
· Custodia Documental.
· Destrucción Confidencial.
C. Captura de Documentos
· Captura automática de documentos mediante motores de reconocimiento de caracteres OCR,ICR,OMR.
· Validación y Aprobación de los datos capturados mediante video-corrección por operadores de grabación.
· Validación contra base de datos existentes en cada cliente independientemente del gestor de base de datos utilizado.
· Diseño de flujos de captura a medida con motores virtuales personalizados por cliente – aplicación.
· Exportación de los datos capturados al formato especificado para su posterior ingesta en el sistema del cliente.
Si necesita más información, no lo dude y póngase en contacto con nosotros. En Breogán Sistemas nos preocupamos por que sus sistemas siempre cumplan con el mejor mantenimiento y solvencia técnica. Seremos el socio tecnológico que necesita.